Funkcjonalność GFI Archiver

GFI Archiver – oferowany po bezkonkurencyjnej cenie oferuje niebywałe wyniki – jest wykorzystywany przez tysiące administratorów chcących uniknąć koszmarów zarządzania plikami PST, ponieważ ogranicza to uzależnienie firmy od tych plików. Wszystkie maile przechowywane są centralnie, w lokalizacji łatwo dostępnej z poziomu przeglądarki internetowej i zaopatrzonej w narzędzie do importu i eksportu plików PST co zapewnia łatwy dostęp do starszych wiadomości przechowywanych w komputerach w formie PST. Wykorzystując funkcje audytorskie, osoby zarządzające mają dostęp do niezbędnych do celów weryfikacyjnych maili bez zagrożenia że były one zmieniane lub manipulowane.

Nowy GFI Archiver™ 2015

Data wydania: Listopad 2014

GFI Archiver pozwala firmom archiwizować i zarządzać firmową pocztą, kalendarzami, i historią plików z jednego miejsca. Skraca czas dostępu i wyszukiwania potrzebnych danych.

Nowa wersja GFI Archiver 2015 zawiera:

• GFI Directory pozwala zastąpić Active Directory w rozwiązaniu GFI Archiver. Organizacje nie posiadające domeny Microsoft Active Directory mogą zainstalować GFI Archiver w trybie GFI Directory.
• Kontrola rozmiaru magazynu historii dla różnych wersji archiwum.
• Narzędzia zarządzające archiwum dostępne jako oddzielne pliki do pobrania min. narzędzia eksportu i podziału archiwum.

Przy użyciu GFI Archiver-a administratorzy mogą:

• Zarządzać i redukować rozmiary skrzynek mailowych w serwerze Microsoft Exchange.
• Ograniczać zależność od problematycznych plików PST
• Archiwizować obecne, przeszłe i przyszłe maile w różnorodnych bazach danych i unikać skomplikowanego procesu tworzenia kopii zapasowych plików PST na komputerze każdego pracownika.

Przy użyciu GFI Archiver-a pracownicy mogą:

• Mieć dostęp do maili za pomocą przeglądarki lub klienta Outlook z każdego miejsca na świecie.
• Odzyskiwać stare i skasowane maile na żądanie wraz ze wszystkimi informacjami na ich temat.
• Korzystać z zaawansowanej wyszukiwarki maili i możliwości funkcji „Saved Search” (Zapamiętania wyszukiwania)

Dzięki GFI MailArchiver-owi zarządzający czerpią korzyść z:

• Dostępu do wszystkich maili potrzebny do kontrolowania wykonywania zadań, składania zapytań wewnętrznych i monitorowania pracowników.
• Możliwości zabezpieczenia materiału dowodowego w razie pozwu ze strony klienta
• Funkcjonalnego audytu gwarantującego przechowywanie maili w oryginalnej, niezmienionej formie, zebrane w bezpiecznym archiwum maili firmowych

Cechy ważne dla administratorów

• Wsparcie dla Exchange 2013
• Wsparcie dla Windows Server 2012
• Wsparcie dla IE 10
• Zarządzanie i archiwizowanie dokumentów
• Wsparcie dla urządzeń mobilnych iPhone®, iPad®, Android™ i innych
• Raporty Mailinsight
• Integracja z klientem Outlook

Użytkownicy mają łatwy dostęp do zarchiwizowanej poczty email z klienta Outlook tak jakby znajdowały się w skrzynce Exchange lub lokalnym pliku PST. Przez zainstalowanie dodatku do klienta Outlook użytkownicy, oprócz dostępu do zarchiwizowanej poczty przez interfejs strony Web, otrzymują nowy interfejs dostępu do zarchiwizowanej poczty przez Klienta Outlook.

Zatrzymywanie/Wznawianie zadania indeksowania

Przez zarządzanie procesu indeksowania, administratorzy mogą lepiej zarządzać obciążeniem serwera.

Załączniki w formacie MSG

Użytkownicy mają możliwość pobierania załączników w formacie EML (format Outlook Express) lub w formacie MSG (format Outlooka).

Lepsze wsparcie dla ustawień regionalnych

Podczas instalacji administratorzy mogą wybrać ustawienia języka/łamania słów używanego podczas indeksowania maili.

Synchronizacja Katalogów

Opcje GFI Mail Archiver pozwalają na ustawienie pobierania folderów skrzynek pocztowych serwera Exchange, ułatwiając wyszukiwanie maili dla użytkowników.
Foldery są widoczne przez Outlook Connector i interfejs Web.

Integracja z Exchange i innymi serwerami pocztowymi

GFI Archiver wspiera kronikowanie w Exchange Server zapewniając niezrównaną skalowalność i niezawodność. Inne rozwiązania archiwizujące maile zastępują e-mail linkiem do jego nowej pozycji w bazie danych. Może to zepsuć cały system poczty elektronicznej. GFI Archiver pracuje równolegle i nie zakłóca sposobu pracy Exchange-a. GFI Archiver może być stosowany z Exchange-em lub innymi serwerami mailowymi zdolnymi do odpytywania maili z serwera mailowego obsługującego IMAP i Active Directory.

Automatyczne archiwizowanie maili firmowych w pamięci

Serwer pocztowy nie jest właściwym miejscem do przechowywania firmowej poczty. Z czasem straci on znacząco na wydajności. Przenoszenie starych maili do bazy danych utrzyma wydajność na wysokim poziomie i oszczędzi miejsca na dyskach. Maile mogą być archiwizowane w następujący sposób.

• Baza danych SQL: ponieważ maile przechowywane są w standardowych bazach SQL, łatwo jest je back-up-ować i odczytywać bez wykorzystywania dodatkowych narzędzi Exchange-a. Taki sposób zalecany jest dla środowisk o dużym nasileniu ruchu w poczcie elektronicznej.
• Bezpośrednio na dysku z systemem plików NTFS: Maile można przechowywać w bazie danych usytuowanej na dysku sformatowanym w systemie NTFS, oszczędzając na kosztach licencji Microsoft SQL Server! Jest to rozwiązanie odpowiednie w środowiskach, w których ilość maili nie jest zbyt duża i dla małych przedsiębiorstw pragnących zaoszczędzić na kosztach licencji Microsoft SQL Server.

Obsługa wielokrotnych baz danych i automatycznego zarządzania bazami

Możliwe jest archiwizowanie maili w wielu bazach danych – to obchodzi problem utrzymywania dużych, niewydajnych i wolnych baz danych, które wymagają coraz większych nakładów. GFI MailArchiver pozwala na automatyczne archiwizowanie maili w nowo-utworzonych bazach danych po określonym czasie, np. co miesiąc, co kwartał.

Ograniczenie wymaganej przestrzeni na magazynowanie maili

GFI MailArchiver kompresuje i dekompresuje załączniki na bieżąco, co przyczynia się do znacznego ograniczenia rozmiarów w porównaniu z przechowywaniem załączników w Exchange-u. dodatkowo, przechowywanie maili w bazach danych jest o wiele bardziej efektywne od magazynowania w plikach PST. Dodatkową zaletą jest fakt, że GFI MailArchiver archiwizuje tylko 1 kopię załącznika, który był wysłany do wielu odbiorców.

Koniec koszmaru PST

Dzięki GFI MailArchiver dla Exchange nie ma potrzeby archiwizowania maili w plikach PST na dyskach lokalnych. Pliki PST są duże i trudne do przeszukiwania. Wielu użytkowników nie wie jak organizować poprawnie pliki PST. Przy pomocy GFI MailArchiver-a, użytkownik może przeszukiwać bazy danych starych maili z poziomu interface-u przeglądarki internetowej, zamiast przekopywania się przez pliki PST na dysku w celu znalezienia danego maila.

Przenoszenie starych plików PST zmagazynowanych w komputerach uzytkowników

Za pomoca PST Exporter-a bedącego częścią GFI Archiver-a, można przetwarzać pliki PST utworzone przed instalacją GFI Archiver-a. GFI PST Exporter wykorzystuje usługę importowania GFI Archiver-a do przenoszenia maili do bazy danych bez ingerencji użytkownika. Usługa zapamiętuje zaimportowane maile w folderze docelowym, a GFI MailArchiver Import Service przenosi je do przestrzeni archiwizacyjnej GFIArchiver-a.

Ustawianie czasu utrzymywania maila w pamięci i polityka kategoryzacji

Ustalanie czasu zapamiętania maila jest istotne. Z jednej strony ważne jest archiwizowanie maili, a z drugiej utrzymywanie ich w pamięci w nieskończoność jest kosztowne. GFI MailArchiver potrafi tworzyć zasady usuwania maili po określonym czasie, np. można usunąć wszystkie maile wysłane przez Dział Marketingu starsze niż 7 lat. Dodatkowo, GFI Archiver pomaga kategoryzować maile nadając im opisy spełniające określone kryteria. Na przykład, maile wysyłane przez Dyrektora Generalnego będą oznaczone jako [DYR].

Podporządkowanie Ustawie Sarbanes-Oxley

Archiwizując wszystkie firmowe maile, GFI Archiver pomaga spełniać wymogi stawiane przez akty prawne takie jak Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 roku. Nakazuje ona firmom państwowym prowadzenie przejrzystego audytu i kontroli wewnętrznych zapewniających dane potwierdzające procesy zachodzące w firmie. Firmy są zobligowane do przechowywania korespondencji utworzonej, wysłanej lub otrzymanej „w związku z audytem lub kontrolami” przez okres 7 lat. W tym czasie muszą być one przechowywane w sposób uniemożliwiający ich usunięcie lub zmienienie. Regulacja ta obejmuje zapisy elektroniczne, takie jak maile, szczególnie te odnoszące się do działów i osób bezpośrednio związanych z procedurami kontrolnymi. Niedostosowanie się do tego wymogu zagrożone jest karą pozbawienia wolności do lat 10.

Pomaga w dostosowaniu do innych norm i regulacji prawnych

GFI Archiver jest również wartościowym narzędziem pomocnym w dostosowaniu firmy do spełniania następujących norm prawnych: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 luty 1999) i wielu innych.

Nadawanie i odbieranie uprawnień dostępu do zarchiwizowanych maili

GFI Archiver pozwala nadawać użytkownikom uprawnienia dostępu do określonych wiadomości zgodnie z przynależnością do grupy w Active Directory, np. Manager ds. sprzedaży mógłby mieć dostęp do maili wysłanych i odebranych przez swoich podwładnych. Jeśli istniałaby taka potrzeba, GFI MailArchiver może zostać tak ustawiony, aby nie archiwizował maili od/do danych użytkowników, np. można nie archiwizować maili od/do Managera HR.

Zbieranie i archiwizowanie maili w jednej lokalizacji geograficznej

GFI Archiver daje możliwość centralizowania zarchiwizowanych maili w jednej lokalizacji przez zbieranie poczty elektronicznej z wielu siedzib. Dla przykładu, forma działająca w USA, Wielkiej Brytanii i Australii może chcieć archiwizować maile ze wszystkich biur w jednym miejscu – w biurze z Stanach Zjednoczonych.

Audyt zarchiwizowanych maili

GFI Archiver posiada funkcje audytorskie gwarantujące, że zarchiwizowane maile nie będą mataczone. Jest to szczególnie ważne w branżach i krajach gdzie przepisy wymagają monitorowania aktywności użytkowników i zapisywania jej oznak. GFI MailArchiver oferuje dwa typy audytowania:

• Audyt działania baz danych: wykorzystuje zdolność Microsoft SQL Server do monitorowania aktywności wpływającej na bazy danych GFI Archiver-a.
• Audyt działań użytkownika: odnotowuje każde działanie użytkownika podczas korzystania z interface-u sieciowego w celu skorzystania z zasobów archiwów GFI Archiver-a.

Cechy ważne dla użytkowników

Dostęp do maili z dowolnej lokalizacji za pomocą przeglądarki

GFI MailArchiver udostępnia maile za pomocą przeglądarki internetowej z dowolnego miejsca na świecie. Usunięte wiadomości mogą być również odczytywane lub przywrócone.

Zaawansowane opcje wyszukiwania maili i funkcja 'Saved Search' (`zapamiętanego wyszukiwania`)

Centralne magazynowanie maili umożliwia użytkownikom łatwość w przeszukiwaniu starych wiadomości i załączników (pliki Word’a, Excel’a, PDF, ZIP i inne). Po pierwszym wyszukiwaniu zostają zapamiętane kryteria, podobnie jak w Folderze Wyszukiwania w Outlook-u, które mogą być użyte później. Na przykład można wyświetlić całość korespondencji z klientem X.

Przywracanie maili za jednym kliknięciem

Klikając jeden przycisk, administrator może przywrócić e-mail do skrzynki odbiorczej danego użytkownika w oryginalnej, niezmienionej postaci. GFI Archiver potrafi przywracać zarchiwizowane (a nawet usunięte) maile, które użytkownik widzi jako nowe przysłane jako załącznik.

Obsługa interface-u użytkownika w wielu językach

GFI Archiver obsługuje interface użytkownika w wielu językach: angielskim, duńskim, francuskim, niemieckim, włoskim, rosyjskim, hiszpańskim, czeskim, arabskim, japońskim, chińskim (uproszczonym I tradycyjnym)

Inne cechy:

Przyjazna dla użytkownika obsługa druku maili.

Jesteś w dobrym towarzystwie...

Wiele wiodących firm wybrało GFI Archiver. Oto nazwy kilku z nich: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH (Germany), eCourier (UK) i wiele innych.